צ׳ק ליסט חשבונית לעצמאים

מדריך · 6 דקות קריאה

חשבונית שחסר בה שדה לא נכשלת ברעש. היא יושבת אצל הלקוח בהנהלת החשבונות עד שמישהו שם לב, ואז חוזרת אליכם חודש אחר כך כשהתשלום עדיין לא בוצע. אלה הפרטים שחייבים להופיע.

מה יש בכל חשבונית מס

• המילים חשבונית מס מודפסות על המסמך.
• שם העסק שלכם ומספר העוסק.
• מספר סידורי מתוך רצף ללא פערים.
• תאריך ההוצאה.
• שם הלקוח, ומספר העוסק שלו כשמדובר בעסק.
• תיאור של מה שנמכר, מפורט מספיק כדי לזהות אותו.
• הסכום לפני מע״מ, סכום המע״מ והשיעור, והסך הכל.
• מספר הקצאה, כשהחשבונית מעל הסף שמחייב אותו.

עוסק פטור מוציא מסמך אחר: בלי שורת מע״מ, בלי הכותרת חשבונית מס, ועם הנוסח שמזהה את העסק כעוסק פטור. מדריך המע״מ מסביר איזה מעמד חל עליכם.

חשבונית, קבלה, או שתיהן

חשבונית מס מתעדת את המכירה. קבלה מתעדת את הכסף שנכנס. אלה שני מסמכים עם שני תפקידים, והמסמך המשולב, חשבונית מס קבלה, קיים למקרה הנפוץ שבו שניהם קורים באותו רגע.

הכלל המעשי נוגע לשיטת הדיווח. אם אתם מוציאים חשבונית עם המסירה ומקבלים תשלום 45 יום אחר כך, אלה שני מסמכים בשני תאריכים. אם הלקוח משלם במקום, מסמך משולב אחד נכון ופשוט יותר.

חמש טעויות שעולות זמן

מספור שמדלג

הרצף חייב להיות רציף לכל סוג מסמך. חשבונית שבוטלה לא משחררת את המספר שלה לשימוש חוזר. אם הוצאתם 1044 בטעות, מוציאים כנגדה חשבונית זיכוי, והחשבונית הבאה היא 1045. מחיקת השורה ושימוש חוזר במספר היא הגרסה שיוצרת בעיות בביקורת.

עריכה אחרי הוצאה

חשבונית שהוצאה היא סופית. סכום שגוי, לקוח שגוי, תאריך שגוי, כולם מתוקנים באמצעות חשבונית זיכוי ואז חשבונית נכונה. הוצאת חשבוניות באקסל מקלה על הטעות הזו, כי שום דבר לא מונע מכם לפתוח את הקובץ ולשנות מספר.

מספר עוסק חסר של הלקוח

לקוחות עסקיים צריכים אותו כדי לקזז מע״מ תשומות, וחברות גדולות מריצות בדיקות אוטומטיות שדוחות מסמכים בלעדיו. בקשו אותו פעם אחת כשאתם פותחים את כרטיס הלקוח ושמרו אותו.

תיאור שכתוב בו שירותים

מילה אחת לא מזהה מה נמכר. כתבו מה שאדם זר שקורא את החשבונית בעוד שלוש שנים יצטרך כדי להבין מה קרה. ייעוץ, אוקטובר, 12 שעות הוא תיאור. שירותים הוא מציין מקום.

שליחת PDF שהכנתם ידנית

המסמך עצמו יכול להיראות נכון, ומה שנופל זה המספור, הארכיון ומספר ההקצאה. זה הפער בין המחולל שבאתר הזה, שמתאים להצעת מחיר או לחשבון עסקה, לבין תוכנה שמוציאה מסמכים פיסקאליים אמיתיים.

לפני השליחה

1. קראו את שם הלקוח ומספר העוסק מול הניירת שלו, לא מהזיכרון.
2. בדקו שהסך הכל בחשבונית תואם את הסכום שסוכם, כולל או לא כולל מע״מ לפי ההסכמה.
3. ודאו שהתאריך הוא תאריך העסקה, ולא היום שבו הספקתם להקליד אותה.
4. שלחו למי שמשלם, והעתיקו את מי שהזמין.

מידע כללי, לא ייעוץ מס. אמתו את המעמד שלכם ואת הספים העדכניים מול רואה החשבון שלכם.