צ׳ק ליסט חשבונית לעצמאים

מדריך · 5 דקות קריאה

חשבונית שחסר בה שדה לא נכשלת ברעש. היא יושבת אצל הלקוח בהנהלת החשבונות עד שמישהו שם לב, ואז חוזרת אליכם חודש אחר כך כשהתשלום עדיין לא בוצע. אלה הפרטים שחייבים להופיע.

מה יש בכל חשבונית מס

• המילים חשבונית מס מודפסות על המסמך.
• שם העסק שלכם ומספר העוסק.
• מספר סידורי מתוך רצף ללא פערים.
• תאריך ההוצאה.
• שם הלקוח, ומספר העוסק שלו כשמדובר בעסק.
• תיאור של מה שנמכר, מפורט מספיק כדי לזהות אותו.
• הסכום לפני מע״מ, סכום המע״מ והשיעור, והסך הכל.
• מספר הקצאה, כשהחשבונית מעל הסף שמחייב אותו.

עוסק פטור מוציא מסמך אחר: בלי שורת מע״מ, בלי הכותרת חשבונית מס, ועם הנוסח שמזהה את העסק כעוסק פטור. מדריך המע״מ מסביר איזה מעמד חל עליכם.

חשבונית, קבלה, או שתיהן

חשבונית מס מתעדת את המכירה. קבלה מתעדת את הכסף שנכנס. אלה שני מסמכים עם שני תפקידים, והמסמך המשולב, חשבונית מס קבלה, קיים למקרה הנפוץ שבו שניהם קורים באותו רגע.

הכלל המעשי נוגע לשיטת הדיווח. אם אתם מוציאים חשבונית עם המסירה ומקבלים תשלום 45 יום אחר כך, אלה שני מסמכים בשני תאריכים. אם הלקוח משלם במקום, מסמך משולב אחד נכון ופשוט יותר.

חמש טעויות שעולות זמן

מספור שמדלג

הרצף חייב להיות רציף לכל סוג מסמך. חשבונית שבוטלה לא משחררת את המספר שלה לשימוש חוזר. אם הוצאתם 1044 בטעות, מוציאים כנגדה חשבונית זיכוי, והחשבונית הבאה היא 1045. מחיקת השורה ושימוש חוזר במספר היא הגרסה שיוצרת בעיות בביקורת.

עריכה אחרי הוצאה

חשבונית שהוצאה היא סופית. סכום שגוי, לקוח שגוי, תאריך שגוי, כולם מתוקנים באמצעות חשבונית זיכוי ואז חשבונית נכונה. הוצאת חשבוניות באקסל מקלה על הטעות הזו, כי שום דבר לא מונע מכם לפתוח את הקובץ ולשנות מספר.

מספר עוסק חסר של הלקוח

לקוחות עסקיים צריכים אותו כדי לקזז מע״מ תשומות, וחברות גדולות מריצות בדיקות אוטומטיות שדוחות מסמכים בלעדיו. בקשו אותו פעם אחת כשאתם פותחים את כרטיס הלקוח ושמרו אותו.

תיאור שכתוב בו שירותים

מילה אחת לא מזהה מה נמכר. כתבו מה שאדם זר שקורא את החשבונית בעוד שלוש שנים יצטרך כדי להבין מה קרה. ייעוץ, אוקטובר, 12 שעות הוא תיאור. שירותים הוא מציין מקום.

שליחת PDF שהכנתם ידנית

המסמך עצמו יכול להיראות נכון, ומה שנופל זה המספור, הארכיון ומספר ההקצאה. זה הפער בין המחולל שבאתר הזה, שמתאים להצעת מחיר או לחשבון עסקה, לבין תוכנה שמוציאה מסמכים פיסקאליים אמיתיים.

לפני השליחה

1. קראו את שם הלקוח ומספר העוסק מול הניירת שלו, לא מהזיכרון.
2. בדקו שהסך הכל בחשבונית תואם את הסכום שסוכם, כולל או לא כולל מע״מ לפי ההסכמה.
3. ודאו שהתאריך הוא תאריך העסקה, ולא היום שבו הספקתם להקליד אותה.
4. שלחו למי שמשלם, והעתיקו את מי שהזמין.

חשבונית זיכוי, כמו שצריך

חשבונית זיכוי היא הדרך הנכונה היחידה לבטל חשבונית שהוצאה. היא מסמך בפני עצמו, עם מספר משלה ברצף משלה, והיא מפנה לחשבונית שהיא מבטלת. ביטול מלא ותיקון חלקי עובדים אותו דבר: מוציאים זיכוי על הסכום שמבוטל, ואז מוציאים חשבונית חדשה אם צריך מתוקנת.

שני כללים מפרידים בין תיק נקי לשיחה לא נעימה בהמשך. חשבונית הזיכוי שייכת לתקופה שבה הוצאתם אותה, לא לתקופת החשבונית המקורית, ולכן חשבונית מינואר שמזוכה במרץ משפיעה על הדיווח של מרץ. וגם הלקוח צריך את הזיכוי, כי עד שהוא בידיו הספרים שלו עדיין נושאים את החשבונית המקורית שלכם ודרישת התשומות שלו כבר לא תואמת לשום דבר שדיווחתם.

חיוב לקוח בחו״ל

שירותים שיוצאו חייבים בדרך כלל בשיעור אפס, כלומר חשבונית בלי מע״מ עליה והחזר מלא של מע״מ תשומות אצלכם. המסמך עדיין חייב להיות חשבונית מס תקינה עם כל שדה שהיא נושאת בדרך כלל, ושורת המע״מ מציגה אפס במקום להיעדר.

אפשר לחייב במטבע חוץ, והספרים שלכם עדיין בשקלים, ולכן העסקה נרשמת לפי השער בתאריך החשבונית. הפער בין השער הזה לשער ביום שהכסף נכנס הוא הפרש שער, לא שינוי בחשבונית, והוא אינו מקנה זכות להוציא שום דבר מחדש. שמרו ראיות לכך שהלקוח תושב חוץ ושהשירות נצרך בחו״ל, כי הראיות האלה הן מה שתומך בשיעור האפס אם מישהו ישאל.

מה באמת גורם לכם לקבל תשלום מהר יותר

1. סכמו את תנאי התשלום בכתב לפני העבודה. תנאים עסקיים בישראל הם בדרך כלל שוטף פלוס 30, 45 או 60, והפלוס הזה הוא המקום שבו חודש נעלם בשקט. שוטף פלוס 60 על חשבונית מהשני בחודש הוא כמעט שלושה חודשים.
2. הוציאו חשבונית ביום המסירה. השעון מתחיל בדרך כלל בתאריך החשבונית, ולכן שבוע עיכוב מצדכם הוא שבוע שנוסף להמתנה, לא נגרע ממנה.
3. שלחו לאן שהתשלומים באמת קורים. חברות גדולות משלמות מתיבת הנהלת חשבונות, לא מהמייל האישי של איש הקשר שלכם. שאלו פעם אחת, ושלחו לשם עם העתק לאיש הקשר.
4. הכניסו את מספר ההזמנה לחשבונית אם הלקוח עובד עם הזמנות רכש. בלעדיו המסמך יושב בתור שאף אחד לא אחראי לפנות.

שום דבר מזה אינו רדיפה. רדיפה היא מה שעושים אחרי שהתהליך נכשל, ורובה נמנעת על ידי ארבעה פרטים שנעשים נכון בהתחלה.

העותק שלכם

מסמכים שהוצאו נשמרים שבע שנים, והעותק חייב להיות המסמך כפי שהוצא ולא משהו שהמערכת שלכם מפיקה מחדש מההגדרות של היום. אם כתובת הלקוח השתנתה בשנה שעברה, הפקה מחדש של חשבונית ישנה הייתה מייצרת בשקט מסמך שונה מזה ששלחתם, וזה בדיוק מה שהכלל נועד למנוע. כל דבר ששומר חשבוניות כשורות בגיליון ועוד תבנית סובל מהבעיה הזו, בין שמישהו שם לב ובין שלא.

מידע כללי, לא ייעוץ מס. אמתו את המעמד שלכם ואת הספים העדכניים מול רואה החשבון שלכם.